يُرجى التأكد من أن المحتويات داخل كل عبوة مغلفة بإحكام، والتأكد من أن كل عبوة محكمة الغلق بشكل كافٍ. يجب ألا تكون العبوة مكتظة.
يجب تقديم معلومات الاتصال في حال تم اختراق الطرد أو توجيهه بشكل خاطئ.
1. قم بنسخ نموذج الشحن المحلي.
2. قم بقطع النموذجين عن بعضهما البعض واستخدم نصف ورقة لكل حزمة.
3. أكمل نموذج شحن محلي واحد لكل حزمة عن طريق إدخال المعلومات التالية:
• اسم المنطقة في مربع اسم المنطقة.
• رمز FIPS المكون من 3أرقام للمنطقة في خانة رمز FIPS.
• تاريخ إرسال العنصر بالبريد في مربع التاريخ البريدي.
• رقم الشحنة في مربع رقم الشحنة.
ملاحظة: يجب تعيين أرقام الشحن بالتتابع من «1» فصاعدًا؛ ابدأ برقم الشحنة "1" في بداية كل سنة ضريبية.
• اسم الشخص في المنطقة المسؤولة عن الشحنة في مربع اسم جهة الاتصال.
• رقم الهاتف (بما في ذلك رمز المنطقة) لشخص الاتصال في مربع رقم هاتف جهة الاتصال.
4. ضع نموذج شحن محلي مكتمل في كل حزمة قبل إغلاقها.
5. اكتب رقم الشحن المرتبط على السطح الخارجي لكل حزمة.
مثال:
يتم إرسال أول طردين لك إلى Virginia Tax في نفس اليوم،
• يجب ترقيم الطرود كالتالي: الشحنة رقم1 والشحنة رقم2.
• يجب تسمية الجزء الخارجي من كل طرد بالشحنة رقم1 والشحنة #2.
• يجب وضع نموذج الشحن المحلي المكتمل رقم الشحنة1 في الحزمة المسماة الشحنة #1، ويجب وضع نموذج الشحن المحلي المكتمل رقم الشحنة2 في الحزمة المسماة الشحنة رقم2.
يتم إرسال الطردين التاليين إلى ضرائب فيرجينيا في اليوم التالي,
- يجب أن يتم تعيين أرقام الشحنات بالتتابع على أنها الشحنة رقم3 والشحنة رقم4.
- يجب أن يُكتب على الجزء الخارجي من كل عبوة الشحنة رقم3 والشحنة رقم4.
- يجب وضع نموذج شحنة محلية مكتمل الشحنة رقم3 في الطرد المسمى الشحنة رقم3 ، ويجب وضع نموذج شحنة محلية مكتمل الشحنة رقم4 في الطرد المسمى الشحنة رقم4.